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Diretrizes

DIRETRIZES PARA OS GRUPOS DE “BENCHMARKING” DO INDE

O objetivo deste documento é estabelecer diretrizes para a gestão dos “Grupos de Benchmarking” do INDE. As Empresas participantes dos grupos devem acordar previamente com o estabelecido neste documento.

1. PROPÓSITO DOS GRUPOS

O propósito dos grupos é reunir Profissionais representantes de Empresas Associadas ao INDE para que promovam o intercâmbio e a pesquisa de informações sobre as “melhores práticas” existentes sobre determinado tema, provendo o adequado registro para assegurar o acesso aos dados e às suas conclusões, de tal forma que sejam efetivamente utilizados para o aprendizado e o aumento da competitividade das Empresas participantes, na percepção de sua alta direção.

Os grupos tem também o propósito de organizar e divulgar para a sociedade as informações consideradas não confidenciais, contribuindo desta forma para o aumento da competitividade das organizações brasileiras.

São portanto Clientes dos Grupos de “Benchmarking” as Empresas participantes no grupo, entretanto a sociedade é reconhecida como uma das partes interessadas em seus resultados.

2. PROCESSO DE BENCHMARKING

Os Profissionais integrantes dos grupos devem adotar como conceito comum que “benchmarking” é um processo de medição e comparação contínua dos processos de suas Empresas com os líderes naqueles processos em qualquer parte do mundo para obter informações que as ajudem a implementar ações para melhorar sua competitividade. O melhor conhecimento de seus próprios processos e dos processos dos demais integrantes dos grupos deve representar um passo importante na identificação destas ações.

3. FATORES CRÍTICOS DE SUCESSO

As Empresas e seus Representantes devem ter em conta, ao aderir a um dos grupos de “benchmarking” do INDE, os fatores críticos para o sucesso do grupo:

- As Empresas e seus Representantes devem observar rigorosamente o “Código Brasileiro de Ética e Conduta para a Prática de Benchmarking” editado pelo INDE.

- A missão, os objetivos de longo prazo e as metas de curto prazo devem ser definidos com clareza e representar interesses comuns vinculados aos objetivos das Empresas participantes. A escolha do alcance deve ser adequada ao tempo de resposta desejado e à disponibilidade efetiva das pessoas e dos demais recursos.

- A aprovação prévia e o permanente apoio da Alta Direção das Empresas é fundamental para o efetivo comprometimento e constância de propósitos de seus Representantes.

- A escolha das Empresas parceiras deve ser adequada à missão e aos objetivos e metas do grupo e não deve gerar conflitos de interesse.

- É fundamental que os níveis de competência e de decisão dos Representantes designados pelas Empresas sejam adequados à missão a que o grupo se propõe e que não exista rotatividade de sua participação nas reuniões.

- Os Representantes designados devem ter conhecimento e experiência sobre trabalhos em equipe, adotar comportamentos salutares adequados e assegurar a participação equilibrada de todos integrantes.

- As Empresas devem prever e garantir os recursos materiais para a realização e a participação contínua de seus Representantes nas reuniões.

- O grupo deve decidir nas reuniões iniciais quais serão suas regras específicas de funcionamento, tais como calendário de reuniões, observação da pontualidade e assiduidade, registros, designação de responsabilidades e processo decisório interno.

- A eficácia, a transparência e a clareza das comunicações dentro do grupo são fundamentais para o sucesso.

4. ORGANIZAÇÃO DOS GRUPOS DE “BENCHMARKING”

Os Grupos de “Benchmarking” formam-se por iniciativa de grupos de interesse da sociedade e do próprio INDE, a quem cabe o papel de convidar e aprovar as Empresas que os integram. O interesse comum poderá ocorrer em torno de determinado setor da economia, determinado processo ou função organizacional ou outras características compartilhadas pelo grupo.

Os grupos são autônomos, vinculados diretamente à Diretoria do INDE, que designa inicialmente um de seus diretores para coordená-los administrativamente. Posteriormente o grupo elege um de seus integrantes para a coordenação, o qual automaticamente passa a integrar a Diretoria do INDE como Diretor Coordenador não estatutário.

As tarefas básicas do Diretor Coordenador são:

- Promover o comprometimento do grupo com sua missão

- Estimular o cumprimento das regras básicas aprovadas pelo grupo

- Convocar e coordenar as reuniões

- Preparar o calendário anual de reuniões

- Redigir e distribuir as atas das reuniões

- Manter a lista de participantes atualizada e o controle de presença nas reuniões

- Comunicar eventuais exclusões decididas pelo grupo

- Assegurar o local e o apoio de uma empresa anfitriã para realização das reuniões

- Manter arquivos atualizados com todas informações do grupo na secretaria do INDE

5. METODOLOGIA DE TRABALHO DOS GRUPOS

Os grupos realizarão seus objetivos por meio da participação em reuniões, tendo preparado prévia e adequadamente as informações necessárias para o efetivo intercâmbio entre as Empresas.

As reuniões realizar-se-ão no mínimo a cada 30 dias e no máximo a cada 60 dias. A assiduidade será controlada e empresas que se ausentem por 3 reuniões consecutivas, ou 40% das reuniões ocorridas no ano calendário, serão automaticamente excluídas, independentemente das justificativas. É recomendado que as reuniões durem de 4 a 8 horas. A pontualidade quanto ao início e término das reuniões deve ser rigorosa. As decisões quanto à freqüência e ao horário das reuniões devem ser um consenso do grupo.

Preferencialmente, as reuniões realizar-se-ão nas instalações das Empresas participantes, em rodízio. Caberá, neste caso, à Empresa anfitriã prover todo o suporte para e execução da reunião. Quando as reuniões forem realizadas em outros locais as despesas decorrentes serão rateadas entre as Empresas.

A organização da reunião em si é uma decisão a ser tomada em consenso pelo grupo. É recomendável que incluam as seguintes etapas:

- Abertura pelo Diretor Coordenador para aprovação da ata anterior e ajuste de pendências entre participantes e da pauta do dia (cerca de 15 min).

- Breve apresentação da Empresa anfitriã da reunião (cerca de 20 min).

- Apresentações das Empresas de suas informações e processos relacionados ao objeto do “benchmarking” (o tempo necessário e viável dentro da agenda). É fundamental que durante as apresentações ocorram efetivos debates e contribuições para todos, inclusive para a Empresa que realiza a apresentação. Tratando-se de um grupo de “benchmarking” todas Empresas devem obrigatoriamente apresentar suas informações, assegurando o intercâmbio.

- Consolidação das idéias e conclusões dos debates com foco no produto desejado pelo grupo. Decisão sobre a forma de registro e divulgação do aprendizado do grupo. (pelo menos 30 min).

- Definição do grau de confidencialidade atribuído pelas Empresas sobre os materiais apresentados. Caso nada seja especificado, serão observadas, no mínimo, as restrições do “Código Brasileiro de Benchmarking”.

- Definição da agenda para a reunião seguinte (pelo menos 15 min).

- Breve avaliação dos participantes quanto à efetiva contribuição da reunião para os objetivos de suas Empresas.

6. REGISTRO, ARQUIVO E DISPONIBILIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES

Todas as reuniões serão registradas em atas preparadas pelo Diretor Coordenador. As atas serão enviadas a todos participantes e arquivadas em formato digital na secretaria do INDE.

As atas poderão incluir ou não os materiais relativos às apresentações, a critério da Empresa apresentadora. Regra geral estes materiais serão enviados exclusivamente às empresas que tenham participado da reunião específica. O critério par esta decisão deve ser o de intercâmbio efetivo de informações.

A secretaria do INDE somente disponibilizará as informações arquivadas aos membros do grupo e mediante autorização formal, via e-mail, do Diretor Coordenador.

Caso o grupo venha a desenvolver pesquisas ou constituir bases de dados que possam vir a ser disponibilizadas para a Sociedade, após aprovação em consenso do grupo, a gestão da distribuição das informações será da Diretoria do INDE.

7. AVALIAÇÃO E MELHORIA DOS GRUPOS DE BENCHMARKING

Anualmente cada grupo deverá, na última reunião do ano calendário, proceder uma análise crítica de sua atuação frente à missão, os objetivos e metas a que se propôs, formulando um plano para melhorar a contribuição para as Empresas participantes no ano seguinte.

Também anualmente, a Diretoria do INDE reunir-se-á para proceder uma análise crítica da atuação dos grupos de “benchmarking”, formulando um plano de melhorias para o novo ciclo. O Diretor Coordenador de cada grupo participará do processo e transmitirá aos demais Diretores a opinião previamente coletada dos participantes dos grupos, bem como comunicará aos mesmos as decisões da Diretoria.

Anualmente, a critério da Diretoria do INDE, será escolhida, conforme critérios específicos e divulgados previamente, entre as empresas participantes de cada grupo, uma empresa para ser reconhecida como referencial de excelência à qual será atribuído o “Prêmio INDE de Benchmarking”.